Vous cherchez une façon d'améliorer le management de vos projets d'entreprise ? Les outils de gestion de projet sont des logiciels parfaits pour gérer, planifier et suivre toutes les étapes de vos projets. Découvrez tous les avantages que peut vous apporter un outil de gestion de projet !
Quelle est l'utilité d'un outil de gestion de projet ?
Un outil de gestion de projet est un logiciel conçu pour faciliter le travail des équipes et suivre les étapes d'un projet. Grâce au logiciel de gestion, la planification, le suivi et la gestion des projets sont plus fluides. Un bon outil de gestion de projet améliore également la collaboration entre les membres de l'équipe. Les équipes sont plus performantes et atteignent leurs objectifs plus facilement et plus efficacement.
Les logiciels de gestion de projet sont devenus des outils indispensables au sein des différents services des entreprises. Au niveau du service commercial, des ressources humaines, du département marketing, etc.
Enfin, les logiciels de gestion de projet sont disponibles soit en version SaaS, soit en version On-Premise. En version SaaS vous bénéficiez d'une application en ligne, sous forme d'abonnement. Le stockage et la protection de vos données se font en ligne, sur des serveurs sécurisés. En version On-Premise, le logiciel vous appartient, vous êtes responsable du stockage de vos données, avec les risques que cela comprend.
Quelles sont les principales méthodes de gestion de projet ?
Les logiciels de gestion de projet utilisent différentes méthodes agiles dont voici un aperçu des principales.
- La méthode Scrum : les principes de la méthode Scrum reposent sur la gestion de projet agile. Elle met l'accent sur la collaboration et la responsabilité. Le travail des équipes est organisé en cycle court, les rôles et les informations clés sont définis à l'avance.
- La méthode Kanban : Kanban est aussi une méthode agile qui se traduit sous forme d'un tableau. Les tâches sont reparties dans des colonnes et déplacés en fonction de l'avancement du projet. La méthode permet ainsi d'identifier rapidement les goulots d'étranglement et d'agir en conséquence.
- La méthode Lean Agile : cette méthode agile permet d'améliorer les processus de travail et l'efficacité des équipes en réduisant les tâches inutiles. Elle repose sur 3 principes : l'utilisation des ressources à bon escient, une meilleure répartition du travail et la réduction de la charge de travail pour éviter une pression contre-productive.
Quels sont les avantages d'un outil de gestion de projet ?
Si l'utilisation des outils de gestion s'est démocratisée ces dernières années au sein des entreprises, petites et grandes, et dans tous les secteurs d'activité, ce n'est pas sans raison.
L'outil de gestion de projet optimise l'organisation du travail
Pour mener à bien un projet, le travail des équipes doit être structuré. Grâce au logiciel de gestion de projet, le travail de vos collaborateurs est planifié. Les documents et les éléments nécessaires sont centralisés au même endroit. Chaque membre de votre équipe visualise en temps réel les tâches à accomplir, les délais qui lui sont impartis et l'avancement du projet dans sa globalité. Vos collaborateurs sont plus efficaces et vous atteignez vos objectifs plus rapidement.
Un logiciel de gestion de projet permet une meilleure répartition des tâches
Grâce au logiciel de gestion, la répartition des tâches est non seulement plus équilibrée, mais l'outil permet instantanément d’identifier les goulots d'étranglement. Le diagramme de Gantt par exemple, vous permet de visualiser les retards en temps réel. Vous pourrez ainsi rapidement réorganiser la répartition des tâches afin de respecter les délais.
Un outil de gestion améliore la communication au sein des équipes
Une bonne communication entre collaborateurs est un gage de réussite de tout projet. Un logiciel de gestion est par essence un outil de collaboration. Tous les logiciels de gestion ne possèdent pas les mêmes fonctionnalités de collaboration, mais en règle générale votre équipe pourra ajouter des commentaires sur chaque tâche, profiter d'un flux de travail partagé ou partager des documents importants.
Quelles sont les fonctionnalités essentielles d'un outil de gestion de projet ?
Chaque entreprise a ses propres besoins et attentes en matière de gestion de projets. Néanmoins certaines fonctionnalités sont plus essentielles que d'autres, et ce quels que soient vos projets. Lorsque vous devrez faire un choix entre les différentes solutions, souvenez-vous des fonctionnalités de base que tout bon outil de gestion de projet doit posséder.
- Des tableaux de bord personnalisables avec une interface utilisateur intuitive et ergonomique.
- Une planification des tâches avancée avec le paramétrage de chaque tâche, des jalons et des échéances pour respecter les délais.
- Différentes vues, un diagramme de Gantt et l'intégration d'un tableau Kanban pour visualiser de façon claire et précise l'avancement du projet.
- Des outils de collaboration efficaces et pertinents pour votre équipe.
- L'automatisation des tâches répétitives pour alléguer la charge de travail de l'équipe.
- Des fonctionnalités de gestion de portefeuille pour suivre tous vos projets.
- Le stockage des documents sur la plateforme pour faciliter le partage entre chaque utilisateur.
- La gestion des ressources (humaines, financières et matérielles).
- L'intégration d'outils tiers pour permettre à votre équipe d'utiliser leurs outils de prédilection directement sur la plateforme.
- Un stockage des données ultra-sécurisé.
Quels sont les meilleurs outils de gestion de projet ?
Sur le marché du management de projet, il existe des dizaines de logiciels de gestion de projet. Chaque logiciel possède ses propres avantages et inconvénients. Pour vous aider à faire le bon choix, voici une liste des meilleurs logiciels de gestion de projet.
monday.com : le leader des outils de gestion de projet
monday.com est un incontournable dans le monde des logiciels de gestion de projet. La plateforme SaaS est réputée pour ses innombrables fonctionnalités et l'ultrapersonnalisation de son tableau de bord. Son service client est irréprochable. L'entreprise propose différents plans d'abonnement, dont un plan gratuit à vie pour 2 utilisateurs. C'est l'outil idéal pour les petites comme les grandes entreprises.
Asana : l'outil de gestion de projet collaboratif
Asana est un excellent outil de collaboration. Son interface utilisateur est colorée et intuitive et l'outil est simple d'utilisation. Asana propose également de nombreuses fonctionnalités et l'intégration d'outils tiers. Son plan tarifaire est équivalent à celui de monday.com et son service client de qualité. Cependant, le logiciel est moins performant que monday.com sur la gestion de tous vos projets (marketing, RH, CRM, etc.).
Trello : le logiciel historique de la gestion de projet
Trello est un logiciel de gestion de projet basé sur un tableau Kanban. Grâce au logiciel, la gestion des tâches est simplifiée et il est très facile de suivre l'avancement d'un projet. Sa version gratuite permet de gérer jusqu'à 10 tableaux pour un nombre d'utilisateurs illimité. Trello est un outil idéal pour les petits projets. Pour les projets plus complexes, préférez monday.com.
Vous savez désormais ce qu'est un outil de gestion de projet et les nombreux avantages qu'il peut apporter à votre entreprise. Si vous faites le (très bon) choix de monday.com, sachez que l'équipe d'inet process, agence spécialisée dans l'intégration de l'outil de gestion de projet, vous accompagne sur l'implémentation de monday.com et propose des formations monday.com. Gestion de projet, CRM, vente, etc. toutes nos formations sont adaptées aux besoins de votre entreprise et au niveau de maîtrise de vos équipes. Contactez-nous !
