Pourquoi structurer ses process avec monday.com transforme le quotidien des équipes ?

Dans toute entreprise, la manière dont les processus sont organisés influence directement la performance, la qualité du travail et la satisfaction client. Pourtant, de nombreuses organisations continuent de gérer leurs process de façon fragmentée, avec des documents dispersés, des tâches peu claires et un manque de visibilité sur les flux de travail. Résultat : perte de temps, erreurs, difficultés de collaboration et une prise de décision moins efficace.

Adopter une gestion de processus structurée, basée sur une approche BPM (Business Process Management), permet de reprendre le contrôle sur son système de gestion, d’optimiser chaque activité métier et de créer une réelle valeur ajoutée pour les équipes comme pour les clients. C’est précisément là que monday.com s’impose comme une solution BPM moderne, visuelle et pragmatique, parfaitement adaptée à la transformation numérique des entreprises.

Chez iNet Process, nous accompagnons les organisations dans la mise en place d’une gestion des processus métiers efficace, en combinant expertise business process management, automatisation des processus métier et maîtrise avancée de la plateforme monday.com.

Concrètement, structurer ses process avec monday.com permet :

• d’améliorer l’efficacité opérationnelle et la productivité des équipes,
• de sécuriser la gestion du travail et la conformité des processus,
• de piloter les activités en temps réel avec une vision claire et partagée.

Comprendre la gestion de process et ses enjeux

Qu’est-ce que la gestion de process ? (définition BPM)

La gestion de process, aussi appelée Business Process Management (BPM), désigne une approche structurée visant à analyser, modéliser, piloter et améliorer les processus métier d’une organisation. Un processus correspond à une suite d’étapes, de tâches et d’interactions permettant de transformer des données ou des ressources en une valeur utile pour un client interne ou externe.

Concrètement, la gestion des processus métier s’inscrit dans une démarche globale de management qui permet de mieux gérer, optimiser et automatiser les activités clés de l’entreprise, tout au long du cycle de vie BPM.

Les principaux objectifs du BPM sont :

• Standardiser les manières de travailler pour garantir la qualité et la conformité,
• Optimiser les flux de travail afin de réduire les délais, les coûts et les erreurs,
• Automatiser certaines opérations répétitives grâce à un logiciel de gestion adapté.

Exemple simple : le traitement d’une demande client peut être modélisé comme un processus opérationnel comprenant la réception de la demande, sa validation, sa réalisation et son suivi, avec des rôles clairement définis et des indicateurs de performance.

Mythe vs réalité
❌ Le BPM est réservé aux grandes entreprises
✅ En réalité, une approche BPM convient aussi parfaitement aux PME et ETI, dès lors qu’elles cherchent à structurer leur fonctionnement.

Pourquoi les entreprises structurent leurs processus ?

Sans processus clairement définis, les équipes font face à une multiplication des documents, à des flux d’information fragmentés et à une forte dépendance aux personnes. Cette situation génère des erreurs, des retards et une perte d’efficacité opérationnelle.

À l’inverse, une démarche processus permet :

• une meilleure visibilité sur les activités,
• une coordination plus fluide entre équipes,
• une prise de décision basée sur des indicateurs fiables,
• une amélioration durable de la satisfaction client.

Demande client

↓

Analyse / validation

↓

Réalisation

↓

Contrôle & suivi

Chiffre clé
Les organisations engagées dans un projet BPM constatent en moyenne une amélioration des processus de 20 à 30 % en termes de délais et de qualité.

Les différents types de processus (métier, support, pilotage)

À noter
Cette classification est essentielle pour prioriser les projets BPM et identifier les processus à fort impact.

Les clés d’une gestion de process efficace

Identifier les processus clés

Une gestion de process performante commence par une identification des processus réellement stratégiques. L’objectif n’est pas de tout modéliser, mais de cibler les processus métier qui ont le plus d’impact sur l’activité, la satisfaction client ou la performance opérationnelle.

Pour prioriser efficacement, nous recommandons une approche simple basée sur trois critères :

• Fréquence : le processus est-il utilisé quotidiennement ou ponctuellement ?
• Impact : influence-t-il directement le client, le chiffre d’affaires ou la conformité ?
• Irritants : génère-t-il des erreurs, des retards ou des frustrations pour les équipes ?

Exemple concret : un processus de demande interne (achat, IT, RH) traité manuellement, avec de nombreux allers-retours par email, devient rapidement un bon candidat pour une optimisation des processus.

Décrire et standardiser un processus (entrants, sortants, rôles)

Une fois identifié, le processus doit être décrit de manière structurée afin d’être compris, partagé et reproductible. Une fiche processus efficace inclut :

• les entrants (demande, information, document),
• les étapes clés du flux de travail,
• les sortants attendus,
• les rôles et responsabilités (via une logique RACI).

Conseil d’expert
Toujours valider la version du processus avec les équipes terrain : ce sont elles qui vivent la réalité opérationnelle au quotidien.

Mesurer et améliorer en continu (KPIs, non-conformités, Lean/PDCA)

Un processus structuré doit être piloté par la donnée. Quelques KPIs essentiels suffisent :

• délai de traitement,
• taux d’erreur ou de non-conformité,
• charge par équipe,
• niveau de satisfaction.

L’amélioration repose sur le cycle PDCA :

Les indicateurs permettent d’identifier les écarts, de lancer des actions correctives, puis d’ajuster le processus dans une logique d’amélioration des processus continue.

Point de vigilance
Multiplier les indicateurs nuit à la lisibilité : mieux vaut peu de KPIs, mais clairement reliés à des actions concrètes.

Les limites d’une gestion de process sans outil dédié

Fragmentation de l’information

Sans outil de gestion centralisé, les processus reposent souvent sur une multitude de documents et de supports hétérogènes : fichiers Excel, emails, dossiers partagés, applications différentes. Cette fragmentation de l’information complique la gestion du travail, rend les données difficiles à retrouver et génère une perte de temps considérable pour les équipes.

À mesure que l’organisation se développe, cette approche montre ses limites : les versions se multiplient, les informations ne sont plus à jour et les erreurs se propagent tout au long du flux de travail. Résultat : baisse d’efficacité opérationnelle, dépendance à certaines personnes et risque accru de non-conformité.

Manque de visibilité et difficultés de coordination

L’absence de logiciel de gestion de processus empêche une vision globale sur l’avancement des tâches et des processus métier. 

Mini-parcours utilisateur :

Une demande est envoyée par email → personne ne sait qui doit agir → la demande est relancée → le délai s’allonge → le client s’impatiente.

Sans visibilité en temps réel, les équipes travaillent en silos, les managers peinent à piloter l’activité et la prise de décision repose davantage sur l’intuition que sur la donnée.

Risque d’erreurs et perte de temps dans les tâches répétitives

Les actions manuelles répétées, relances, validations, mises à jour de statut, sont sources d’erreurs et de frustration. Chaque opération manuelle augmente le risque d’oubli, de double saisie ou de mauvaise information transmise, freinant toute optimisation des processus.

Erreurs fréquentes

• Relances envoyées trop tard ou oubliées
• Mauvaise version de document utilisée
• Tâche réalisée deux fois… ou jamais

Astuce pratique
Pour repérer les zones de friction, identifiez les étapes où les équipes passent le plus de temps sans créer de valeur ajoutée : ce sont souvent les meilleurs candidats à l’automatisation des processus métier.

Comment monday.com révolutionne la gestion de process ?

Une plateforme visuelle qui clarifie les workflows

monday.com repose sur une approche visuelle qui rend les processus immédiatement compréhensibles par toutes les équipes, sans complexité technique. Chaque workflow peut être visualisé selon différents modes, en fonction du point de vue et du rôle de chacun :

• Vue tableau pour structurer les tâches et les données,
• Vue Kanban pour suivre l’avancement par étape,
• Vue timeline pour piloter les délais et la planification,
• Vue charge pour équilibrer le travail des collaborateurs.

Cette flexibilité facilite la modélisation des processus, améliore la compréhension des flux de travail et permet aux managers de piloter l’activité avec une vision claire et partagée.

Automatisations : réduire les tâches manuelles et fluidifier les opérations

L’un des atouts majeurs de monday.com réside dans l’automatisation des processus métier. Sans écrire une ligne de code (low code), il devient possible d’automatiser des actions récurrentes qui consomment du temps sans créer de valeur.

Exemples d’automatisations courantes :

• relance automatique lorsqu’une tâche dépasse un délai,
• affectation d’un responsable selon le type de demande,
• notification envoyée lors d’un changement de statut,
• création automatique d’une tâche à partir d’un formulaire.

Ces automatisations améliorent directement la productivité, réduisent les erreurs humaines et renforcent l’efficacité opérationnelle.

Avantage clé
Les équipes constatent en moyenne un gain de temps de 20 à 30 % sur les activités répétitives, tout en sécurisant les processus.

Collaboration améliorée : un espace unique pour toutes les équipes

monday.com agit comme un système de gestion centralisant l’ensemble des informations, documents et échanges liés aux processus. Chaque tâche devient un espace collaboratif où il est possible de :

• commenter et notifier via des tags,
• partager des fichiers,
• suivre l’historique des décisions,
• assurer une traçabilité complète.

Cette centralisation fluidifie la collaboration, améliore la communication et renforce l’alignement entre équipes transversales.

Exemples concrets de processus structurés avec monday.com

Demandes internes : Formulaires standardisés, validation automatique, suivi en temps réel des demandes.

Suivi commercial / CRM : Pipeline clair, priorisation des opportunités, meilleure relation client.

Gestion de projets : Planification, dépendances, pilotage des livrables et des ressources.

Workflows RH

Onboarding structuré, tâches automatisées, meilleure expérience collaborateur.

Structurer vos process sur monday.com : notre accompagnement

Audit & cadrage de vos workflows

Chez iNet Process, toute mission débute par un audit pragmatique de vos processus existants. Nous analysons votre fonctionnement actuel, identifions les points de friction et recueillons les besoins réels via des interviews des parties prenantes (équipes métier, managers, direction). Cette phase permet de poser une cartographie des processus claire, partagée et orientée résultats, base indispensable à une mise en œuvre BPM efficace.

Chiffre clé
Nous avons accompagné de nombreuses entreprises de secteurs variés (services, industrie, secteur public) dans la structuration et l’optimisation de leurs processus sur monday.com.

Paramétrage, automatisations et intégrations

Notre valeur ajoutée réside dans la conception d’une architecture monday.com cohérente et évolutive. Nous structurons les espaces, modélisons les flux de travail, mettons en place des automatisations avancées et exploitons les capacités low code et d’intégration API de la plateforme. L’objectif : un système de gestion fiable, connecté à vos outils existants, qui soutient réellement l’activité opérationnelle et la prise de décision.

Pourquoi nous choisir (partenaire Platinum + Qualiopi + UGAP)

Nous sommes partenaire monday.com Platinum, Advanced Delivery Partner et certifié Qualiopi pour nos formations. Cette reconnaissance garantit une expertise à la fois technique, méthodologique et humaine.

Bénéfices pour nos clients :

• une solution adaptée à leur réalité métier,
• un déploiement sécurisé et structuré,
• un accompagnement durable, orienté performance.

Se former pour devenir autonome

La formation est un levier clé de la gestion de process. Nous proposons des parcours adaptés aux différents rôles (utilisateurs, managers, administrateurs) pour assurer une adoption durable et une montée en compétence rapide. 

👉 Découvrez notre formation monday.

Conseil d’expert
Former les équipes dès la mise en place permet d’ancrer les bonnes pratiques et d’accélérer les gains opérationnels.

Les bénéfices immédiats pour vos équipes

Productivité accrue et réduction des erreurs

Une gestion de process structurée permet aux équipes de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. En éliminant les actions manuelles inutiles et en fiabilisant les flux de travail, les collaborateurs gagnent en efficacité tout en réduisant les erreurs opérationnelles. Les délais sont raccourcis, les priorités mieux définies et la qualité des livrables plus homogène, quel que soit le métier ou le service concerné.

Plus de transparence, de contrôle et d’agilité

Lorsque les processus sont clairement définis et pilotés via un outil centralisé, chaque acteur dispose d’une vision claire sur l’avancement des opérations. 

Exemple de workflow simplifié :

Demande créée → tâche assignée → validation → réalisation → clôture.

Cette visibilité en temps réel facilite le pilotage, sécurise la prise de décision et permet d’ajuster rapidement les priorités en fonction des contraintes ou des imprévus, sans remettre en cause l’ensemble de l’organisation.

Une expérience collaborative plus fluide au quotidien

Une gestion des processus efficace améliore durablement la collaboration. Les équipes partagent la même information, travaillent sur des bases communes et communiquent directement au cœur des processus. Les échanges sont plus fluides, les responsabilités mieux réparties et les interactions plus constructives, renforçant l’engagement et la satisfaction des collaborateurs.

Avantage clé
Des processus clairs, partagés et automatisés transforment le quotidien des équipes en combinant performance, simplicité et plaisir de travailler ensemble.

FAQ